Excel ne işi görür?
- Bölümün resmi takip sistemidir.
- Planlama, bildirim ve sigorta takibi bu liste üzerinden yapılır.
- Excel'e girmeyen öğrenci sistem dışı kalır.
- Bu nedenle stajın geçersiz sayılma riski doğar.
1 Mayıs'a kadar ne bitmeli?
Stajın çekirdek kuralları
- 2 zorunlu staj vardır: 2. sınıf sonu 30 iş günü ve 3. sınıf sonu 30 iş günü.
- Toplam zorunlu yük 60 iş günüdür.
- Staj teknoloji, yazılım, oyun veya yapay zeka ile ilişkili olmalıdır.
- Staj defteri eksiksiz doldurulmalı, gerekli yerler imzalı ve kaşeli olmalıdır.
Öğrenci tipine göre süreç
Aşağıdaki ayrım sayfanın ana mantığıdır: önce Excel, sonra öğrencinin durumuna göre OIS ve e-Muafiyet devreye girer.
Tavsiye edilen yol: Yurtdışında veya online staj
Yabancı öğrenciler için en sade ve en güvenli senaryo budur. Öğrenci stajını kendi ülkesinde, başka bir ülkede veya Türkiye dışından online olarak yapabilir.
- Excel zorunludur. 1 Mayıs'tan önce staj yeri bilgisi bölüme girilmelidir.
- Staj defteri düzenli tutulmalıdır.
- Defterin gerekli sayfaları kurum tarafından imzalı ve kaşeli olmalıdır.
- Bu senaryoda OIS, SGK ve e-Muafiyet gerekmez.
- Bu yol, bölüm tarafından öncelikli olarak tavsiye edilir.
Türkiye'de staj yapacak yabancı öğrenci
Bu yol daha karmaşıktır. Öğrenci Türkiye'de staj yapmak istiyorsa hem bölüm hem de resmi sistem süreçlerini eksiksiz takip etmelidir.
Türk öğrenciler için işleyiş
Türk öğrenciler stajlarını farklı senaryolarda yapabilir. Ancak tüm senaryolarda ortak olan ilk adım yine Excel bildirimidir.
- Her durumda Excel zorunludur.
- Staj yeri bulmak öğrencinin sorumluluğundadır.
- Staj yurtdışında, online veya şirket / öğrenci ödemeli şekilde de yapılabilir.
- Temel belge talebi staj defteridir; defter eksiksiz tutulmalıdır.
- Okul SGK ödemeyecekse OIS her zaman zorunlu değildir.
OIS ne zaman gerekir?
Net karar mantığı
Herkes için zorunlu ilk adımdır.
SGK / okul ödemesi veya Türkiye odaklı resmi süreçlerde devreye girer.
Yalnızca yabancı öğrencinin Türkiye'de staj yapacağı senaryoda gerekir.
Excel Staj Ön Bilgi Formu
Bu tablo bölümün ana takip alanıdır. Durum, kimlik, kurum, tarih, OIS girişi ve imza bilgileri burada planlanır. Her öğrenci bu bildirimle sisteme düşmelidir.
Üst yazı örneği
Bu belge yabancı öğrencinin Türkiye'de staj yapacağı durumda e-Muafiyet başvurusunda kullanılan resmi üst yazı örneğidir. Döneme göre güncellenir; öğrenci kendi başına sabit bir sürüm kullanmamalıdır.
Üst yazının içeriği neyi anlatır?
Üst yazı; ekte yer alan staj / uygulamalı eğitim başvuru formu ile üniversite ve işveren arasındaki sözleşme niteliğindeki ilişkiyi açıklar, öğrencinin zorunlu uygulamalı eğitimi belirtilen tarihler arasında ilgili kurumda gerçekleştireceğini belirtir.
Ayrıca staj başlangıcında belgelerde işveren imzası eksik olabilir; süreç içinde bu imzalar tamamlanabilir. Bu nedenle sistemde yüklenen başvuru formu ile üniversite - kamu kurumu / işveren arasında düzenlenen sözleşmenin birlikte değerlendirilmesi talep edilir.
Kısacası bu belge, yabancı öğrencinin Türkiye'deki zorunlu staj başvurusunu resmi olarak destekleyen açıklayıcı yazı görevi görür.
Sistemde hangi belgeler çıkar?
- OIS'te Ders İşlemleri > Uygulamalı Eğitimler adımından başvuru kaydı yapılır.
- Onay süreci OIS üzerinden takip edilir; onay tamamlandığında öğrenci e-postasına bilgi gelir.
- Genel akışta çıktı alınan ana evraklar Uygulamalı Eğitimler Başvuru Formu ve İşletmelerde Mesleki Eğitim / Uygulamalı Ders Sözleşmesi belgeleridir.
- Başvuru formunun türü, bağlı olunan dersin ve uygulamalı eğitim kapsamının türüyle uyumlu olmalıdır.
Sigorta belgesi nasıl doğrulanır?
- Üniversitenin yaptığı sigorta, İş Kazaları ve Meslek Hastalıkları Sigortası kapsamındadır.
- SGK işe giriş bildirgesi genellikle staj başlamadan birkaç gün önce e-Devlet'e yansır.
- Belgeyi uygulamadan değil, tarayıcı üzerinden 4A İşe Giriş Çıkış Bildirgesi aramasıyla kontrol etmek gerekir.
- Belge görünmüyorsa uygulamaliegitimler@kent.edu.tr adresine bilgi verilmelidir.
- Form üzerindeki Sağlık Güvencesi alanı mutlaka doğru işaretlenmelidir.
Islak imza ne zaman gerekir?
- Kurumla önceden konuşup evrakların ne zaman ve hangi formatta teslim edileceğini öğrenin.
- Belgeler OIS'ten e-imzalı alınsa bile, kurum ıslak imza isteyip istemediğini önceden netleştirin.
- Islak imza istenirse önce bölüm / program başkanı, ardından fakülte dekanı veya yüksekokul müdürü imzası tamamlanmalıdır.
- PDF akışına göre Kurum Dışı Uygulamalı Eğitimler birimine ayrıca fiziksel evrak teslim etme zorunluluğu yoktur.
Süreç içinde unutulmaması gerekenler
- Temel İSG sertifikası isteniyorsa KUYEM üzerinden eğitim satın alınır, UZEM dersleri izlenir ve sınavdan en az 70 alınmalıdır.
- İSG sınavı için en fazla 3 giriş hakkı bulunur; başarı sonrası sertifika e-Devlet'e yansır.
- Staj sırasında doldurulacak defter, dosya ve benzeri belgelerden sorumlu öğretim elemanı bilgi verir; bitiminde bu belgeler kendisine teslim edilir.
- İş kazası yaşanırsa hastane İSG uzmanının hazırladığı form, olay öyküsüyle birlikte aynı gün uygulamaliegitimler@kent.edu.tr adresine gönderilmelidir.
Belge seti
Form ve defterler aşağıdaki doğrudan bağlantılarla açılabilir.
Internship Notebook
Uluslararası veya İngilizce çalışan kurumlar için uygun defter.
English Defteri AçStaj öncesi
- Excel formunu 1 Mayıs'tan önce doldur.
- Staj yeri bilgisini netleştir.
- Gerekliyse OIS girişini tamamla.
- OIS onayı geldiyse başvuru formu ve sözleşme çıktısını hazırla.
- SGK okul tarafından yapılacaksa e-Devlet bildirgesini stajdan birkaç gün önce kontrol et.
- Yabancı öğrenci Türkiye'de yapacaksa üst yazı ve e-Muafiyet sürecini başlat.
Staj sonrası
- Staj defteri eksiksiz doldurulmuş olmalı.
- Sorumlu öğretim elemanının istediği tüm dosya ve belgeler teslim edilmiş olmalı.
- Gözlem, yorum ve değerlendirme sayfaları tamamlanmış olmalı.
- Gerekli sayfalarda imza ve kaşe bulunmalı.
- Onay yazıları gerekiyorsa bölüm ile ilgili birimlere mail olarak iletilmeli.
- Sorular için önce Google Formu kullanın.
- Yanıtsız kalan durumlarda volkan.yucel@kent.edu.tr adresine yazabilirsiniz.
- e-Muafiyet teknik sorunları için emuafiyetdestek@csgb.gov.tr kullanılabilir.
- Yabancı öğrenci Türkiye sürecinde onay sonrası belge uygulamaliegitimler@kent.edu.tr adresine de gönderilmelidir.
- OIS'te sistemsel sorun yaşanırsa üniversite sitesindeki Öğrenci > Uygulamalı Eğitimler > Formlar alanından belge örneklerine ulaşılabilir.